Koncepty odpovědí na e-maily ve vašem stylu

Odpověď na e-mail je víc než psaní

Samotné napsání odpovědi zabere pár minut. Delší je všechno kolem: dohledat předchozí zprávy, vzpomenout si, co jste odesílateli slíbili, najít správný termín a pak to celé napsat tak, aby to znělo jako vy. U desítek e-mailů denně se z toho stanou hodiny.

Chetty tuhle přípravu převezme. Odpověď napíše do konceptu a vy rozhodnete, jestli a v jaké podobě odejde.

Jak to funguje

Stačí e-mail označit. Nejjednodušší je kategorie nebo štítek v Outlooku, třeba AGENT. Agent pak pracuje jen se zprávami, které takhle označíte.

1. Označíte e-mail. Zprávě v Outlooku dáte kategorii nebo štítek, třeba AGENT.
2. Agent načte vlákno. Přečte zprávu i předchozí průběh konverzace.
3. Doplní kontext z paměti. Připomene si, co jste s odesílatelem dohodli, jaká padla rozhodnutí a co je rozpracované.
4. Napíše odpověď vaším stylem. Oslovení, délku, tón i rozloučení převezme z vaší odeslané pošty.
5. Uloží koncept do vlákna. Odpověď s vaším podpisem a formátováním čeká v konceptech pod původní zprávou.
6. Odešlete ji vy. Koncept si přečtete, případně upravíte a odešlete. Agent sám nic neodesílá.

Koncept vzniká jako běžná odpověď ve vlákně. V Outlooku ho najdete pod původní zprávou, s vaším podpisem a formátováním, jako byste ho začali psát sami. Místo prázdného okna tak otevřete rozepsanou odpověď.

• Rozepsaná odpověď u každého označeného e-mailu
• Odpovědi, které znějí jako vy
• Méně dohledávání, co se s kým domluvilo
• Poslední slovo vždy u člověka

Píše vaším stylem

Každý píše jinak. Někdo odpovídá dvěma větami, jiný píše odstavce. Někdo zákazníkům tyká, jiný drží formální oslovení. Chetty si váš styl nevymýšlí. Zjistí ho z vaší odeslané pošty: jak oslovujete, jak dlouhé odpovědi píšete, jaká slova používáte a jak se loučíte.

Koncept proto nepůsobí jako šablona. Čte se jako e-mail, který byste napsali vy.

Paměť dodá kontext

Nejcennější bývá to, co v samotném e-mailu není. Že jste minulý týden slíbili termín, že má zákazník domluvenou výjimku, nebo že se projekt mezitím posunul. Chetty si díky paměti pamatuje kontext práce, která přes něj prošla: dohody, rozhodnutí a historii s konkrétním zákazníkem nebo kolegou.

Odpověď proto navazuje na to, co se opravdu dělo, ne jen na poslední zprávu ve vlákně.

Agent v ukázce nevymýšlel termín ani slevu. Obojí vzal z paměti a napsal to tak, jak by to napsal Tomáš.

Odesílá vždy člověk

Agent pracuje jen se schránkou, ke které mu dáte přístup, a jen s e-maily, které označíte. Odpovědi ukládá výhradně jako koncepty. Odesílání, přeposílání i mazání zpráv mu lze v oprávněních zakázat. E-mail odchází vaším jménem, proto o odeslání rozhoduje vždy člověk.

Časté otázky