Vyhledávání na SharePointu, OneDrivu a v Teams

Kde firemní informace ve skutečnosti leží

Ve firmách, které pracují v Microsoft 365, informace neubývají. Přibývají. Nabídka má verzi v týmovém SharePointu, poznámky ze schůzky zůstaly na OneDrivu obchodníka a rozhodnutí o záruce padlo ve vlákně v Teams. Všechno existuje. Jen to leží na třech místech a každé z nich má vlastní logiku hledání.

Vestavěné vyhledávání funguje dobře, pokud znáte správné klíčové slovo a víte, kde hledat. Lidé ale většinou znají jen otázku. „Co jsme slíbili klientovi?“ není název souboru. A tak se ptají kolegů, přeposílají si odkazy a otevírají pět dokumentů, aby našli jednu větu.

„Informace máme. Jen ji nikdo nenajde ve chvíli, kdy ji potřebuje.“

Chetty k tomu přistupuje jinak. Nehledá podle názvu, ale podle významu dotazu. Projde připojené zdroje, dá dohromady související stopy a vrátí stručnou odpověď s odkazem na původní podklad. Uživatel nemusí vědět, ve kterém týmu, webu nebo složce informace leží.

Jak vypadá jedna otázka v praxi

Vezměme běžnou situaci. Obchodník se připravuje na schůzku a potřebuje vědět, která verze nabídky je aktuální a co se k ní mezitím řešilo. Místo otevírání tří aplikací napíše jednu zprávu Chettymu v Teams.

Podstatné jsou tři věci. Odpověď je krátká. Uvádí, odkud pochází. A přiznává, co nesedí, místo aby to zahladila. Právě tohle je rozdíl mezi seznamem výsledků a odpovědí, se kterou se dá rovnou pracovat.

Co se děje pod povrchem

Za jednou odpovědí je několik kroků. Uživatel je nevidí, ale je dobré vědět, že se nic neděje náhodně.

1. Uživatel se zeptá. Dotaz napíše stejně, jako by se zeptal kolegy.
2. Chetty zvolí zdroje. Podle tématu prohledá připojený SharePoint, OneDrive nebo Teams.
3. Spojí souvislosti. Porovná nalezené podklady a oddělí odpověď od doplňujícího kontextu.
4. Vrátí výsledek. Připraví stručné shrnutí a ukáže, odkud informace pochází.

Agent přistupuje ke zdrojům pod účtem, který mu organizace přidělí, a platí pro něj stejná oprávnění jako pro tento účet. Prohledává živé zdroje ve chvíli dotazu, takže pracuje s aktuálními podklady a nic se nemusí předem kopírovat do dalšího úložiště.

Tři situace z běžného týdne

Stejný princip se hodí v různých částech firmy. Liší se jen otázka a to, co má být na konci.

Co se změní pro tým

Přínos není v tom, že by lidé přestali používat SharePoint. Struktura složek zůstává důležitá pro správu dokumentů. Změní se čas mezi otázkou a odpovědí a klesne počet dotazů, které dnes končí u nejzkušenějšího kolegy.

Kde se to projeví nejdřív:

• Rychlejší příprava na schůzky
• Méně duplicitních dotazů v týmu
• Snazší předávání rozpracované práce
• Rychlé dohledání správné verze dokumentu

Přístup a kontrola zůstávají ve firmě

Organizace určuje, které zdroje agent používá a pod jakým účtem k nim přistupuje. Citlivý obsah se tak nemusí kopírovat do dalšího veřejného úložiště.

Chetty běží v Azure zákazníka, on-premise nebo v cloudu Chetty. Rozsah připojených zdrojů se dá začít malý, třeba jedním SharePoint webem, a rozšiřovat podle toho, jak tým agentovi důvěřuje.

Časté otázky